5 erreurs de gestion qui coûtent cher aux pharmacies

Une pharmacie peut avoir des clients tous les jours et pourtant gagner moins qu'elle ne le devrait. Souvent, l'argent ne se perd pas d'un coup : il fuit petit à petit, à cause d'habitudes de gestion qui semblent sans conséquence.

Voici les 5 erreurs que l'on retrouve le plus souvent dans les pharmacies, partout en Afrique, et comment les éviter.

Erreur n° 1 : ne pas suivre les dates d'expiration lot par lot

Quand le stock est noté seulement par produit (« 30 boîtes d'amoxicilline »), on ne sait pas quelles boîtes expirent en premier. Résultat : des lots périmés découverts trop tard, qu'il faut jeter.

La solution : enregistrer chaque lot avec son numéro et sa date d'expiration, ranger les plus anciens devant, et vérifier chaque mois les lots qui expirent dans les trois prochains mois.

Erreur n° 2 : commander au jugé

Commander « à l'œil », en regardant les étagères, mène à deux problèmes opposés. D'un côté, des ruptures : le client demande un produit courant, il n'y en a plus, et il part l'acheter ailleurs. De l'autre, du surstock : de l'argent immobilisé sur des produits qui se vendent peu, et qui risquent d'expirer.

La solution : fixer un seuil d'alerte pour chaque produit, c'est-à-dire la quantité minimale en dessous de laquelle il faut recommander, et commander en fonction des ventes réelles de chaque mois.

Erreur n° 3 : ne pas noter les ventes à crédit

Vendre à crédit à un client fidèle, c'est normal. Mais quand ces crédits ne sont notés nulle part, ou sur un bout de papier, on oublie qui doit combien. Au bout de quelques mois, les sommes non récupérées peuvent devenir importantes.

La solution : noter chaque vente à crédit avec le nom et le téléphone du client, enregistrer chaque remboursement, et regarder régulièrement le total à récupérer.

Erreur n° 4 : ne jamais faire d'inventaire

Sans inventaire, le stock « théorique » s'éloigne peu à peu de la réalité : erreurs de saisie, casse, produits mal rangés, parfois vols. On croit avoir un produit qui n'est plus là, ou on recommande un produit déjà en rayon.

La solution : compter régulièrement ce qui est réellement en rayon, comparer avec le stock enregistré, puis corriger les écarts. Un inventaire mensuel des produits chers et trimestriel du reste est un bon rythme.

Erreur n° 5 : ne pas connaître sa vraie marge

Beaucoup de pharmaciens connaissent leurs ventes du jour, mais pas ce qu'elles rapportent vraiment. Sans les prix d'achat, impossible de savoir quels produits font gagner de l'argent, et lesquels en font perdre quand le fournisseur augmente ses prix.

La solution : enregistrer le prix d'achat de chaque lot à côté du prix de vente, et suivre chaque mois le chiffre d'affaires et la marge. Vous savez alors où ajuster vos prix et vos commandes.

Le point commun : tout repose sur la mémoire

Ces cinq erreurs ont la même origine : les informations sont dans la tête du gérant, dans un cahier ou éparpillées dans plusieurs fichiers. Quand le gérant est absent ou que l'équipe change, tout devient plus difficile.

C'est pour cela que Phagestion réunit tout au même endroit, et pour toute l'équipe :

• stock par lot avec dates d'expiration, et alertes à 90 jours ;
• seuil d'alerte et liste « stock bas » pour commander à temps ;
• ventes en espèces, par Mobile Money ou à crédit, avec la liste des clients qui doivent de l'argent ;
• inventaire avec feuille à imprimer et correction du stock en un clic ;
• rapports de ventes et de marge, à partir de vos prix d'achat ;
• un journal du stock qui indique qui a fait quoi, et quand.

Phagestion est conçu pour les pharmacies d'Afrique : il fonctionne dans 48 pays, affiche les montants dans votre monnaie et s'utilise depuis un simple téléphone. Essayez-le gratuitement pendant 7 jours.