Comment éviter les pertes dues aux médicaments périmés

Un médicament qui expire en rayon, c'est de l'argent jeté : vous l'avez payé au fournisseur, et vous ne pourrez jamais le revendre. Pour une petite pharmacie, quelques boîtes perdues chaque mois finissent par peser lourd sur la marge.

C'est aussi une question de santé : un produit périmé ne doit jamais arriver entre les mains d'un patient. La bonne nouvelle, c'est que la plupart de ces pertes s'évitent avec quelques gestes réguliers, que votre pharmacie soit à Abidjan, Douala, Kinshasa, Kampala ou Bamako.

1. Noter la date d'expiration de chaque lot dès la réception

Tout commence à la livraison. Une même référence peut arriver en plusieurs lots, avec des dates d'expiration différentes. Si vous notez seulement « 50 boîtes de paracétamol », vous ne saurez pas lesquelles expirent en premier.

Le bon réflexe : pour chaque livraison, enregistrez le numéro de lot, la date d'expiration et la quantité. C'est la base de tout le reste.

2. Ranger selon la règle « premier périmé, premier sorti »

En rayon, placez devant les boîtes qui expirent le plus tôt, et derrière les plus récentes. Ainsi, c'est toujours le lot le plus ancien qui part en premier. Cette règle simple évite qu'un vieux lot reste caché au fond pendant que les nouveaux partent.

Expliquez-la à toute l'équipe : il suffit qu'une seule personne range une livraison devant l'ancienne pour que le problème revienne.

3. Surveiller les dates bien avant l'expiration

Découvrir un lot périmé le jour où un client le demande, c'est trop tard. Il faut repérer les lots qui approchent de leur date plusieurs mois à l'avance : à trois mois, vous avez encore le temps d'agir.

Fixez-vous un rendez-vous régulier, par exemple chaque début de mois, pour passer en revue les lots qui expirent bientôt.

4. Agir sur les lots qui approchent de leur date

Un lot qui expire dans quelques mois n'est pas encore perdu. Plusieurs solutions existent :

• le mettre en avant et le vendre en priorité ;
• demander à votre fournisseur si un retour ou un échange est possible, selon les conditions prévues avec lui ;
• proposer le produit à une pharmacie partenaire qui en a besoin, dans le respect des règles de votre pays ;
• ne pas recommander cette référence tant que le stock actuel n'est pas écoulé.

5. Commander selon vos ventes réelles

Beaucoup de périmés viennent de commandes trop importantes, souvent pour profiter d'une remise. Une remise n'est intéressante que si vous vendez le produit avant sa date d'expiration.

Avant de commander, regardez combien vous vendez réellement de chaque produit par mois. Pour les produits qui se vendent lentement, commandez de petites quantités, plus souvent.

6. Bloquer et retirer les périmés immédiatement

Un produit périmé doit sortir du rayon tout de suite. Isolez-le dans un endroit identifié, retirez-le de votre stock vendable, et suivez les règles d'élimination des médicaments en vigueur dans votre pays.

L'important est qu'il ne puisse plus être vendu, même par erreur, par un employé pressé un jour d'affluence.

7. Faire un inventaire régulier

Comptez régulièrement ce qui est réellement en rayon et comparez avec ce que vous pensez avoir. L'inventaire révèle les lots oubliés, les erreurs de saisie et les écarts. Une fois par mois pour les produits chers, une fois par trimestre pour le reste, c'est un bon rythme.

Comment Phagestion vous aide

Phagestion a été conçu pour les pharmacies d'Afrique et applique ces gestes pour vous :

• chaque médicament est enregistré par lot, avec sa date d'expiration ;
• les lots périmés et ceux qui expirent dans moins de 90 jours sont signalés automatiquement ;
• au moment de la vente, un lot périmé est bloqué : il ne peut pas être vendu par erreur ;
• les rapports montrent ce que vous vendez vraiment, pour commander les bonnes quantités ;
• l'inventaire se fait avec une feuille à imprimer, et le stock se corrige en un clic.

Il fonctionne sur téléphone comme sur ordinateur, dans 48 pays africains et dans votre monnaie. Vous pouvez l'essayer gratuitement pendant 7 jours, avec toutes les fonctions.